Глава 3 Танцы с «волками», или Игры, в которые играют с заказчиком Как писать программы и предложения так, чтобы их купилиКак продать первый тренинг? Преодоление парадокса первой продажиКак понять заказчика, как ориентировать программу под заказчикаКак измерить

Общими этапами взаимодействия с заказчиком являются следующие моменты:

• - Предварительное общение с заказчиком: выявление целей и задач проекта, выявление основных требований к будущей системе, предварительное знакомство с компанией Заказчика, предварительная оценка сроков и стоимости проекта, подготовка и передача Заказчику Коммерческого предложения.
• - Детальное обследование и сбор требований заказчика: определение состава проектной команды, сбор требований к системе, интервьюирование ключевых пользователей и технических специалистов Заказчика, разработка и утверждение Технического задания.
• - Разработка и тестирование системы: после разработки системы или определенной части её функционала проводится демонстрация Заказчику. Далее следует этап обнаружения и устранения ошибок, если таковых нет - проведение приемо-сдаточных испытаний.
• - Опытная эксплуатация системы: развертывание системы на стороне Заказчика, обучение пользователей, сбор замечаний и предложений по доработке системы, устранение замечаний.
• - Промышленная эксплуатация системы: самостоятельная эксплуатация силами Заказчика, обращение в службу поддержки Компании (при необходимости), сбор пожеланий по развитию системы.

Важной формой взаимодействия с заказчиком является документация, разрабатываемая в ходе реализации проекта в соответствии с требованиями ГОСТ 34 и RUP.

Рабочие группы формируются под конкретные задачи проекта. Синхронизация действий осуществляется через совет делегатов от рабочих групп. Участники рабочих групп самостоятельно вырабатывают принципы взаимодействия в группе. Группы могут привлекать к решению задач участников других групп. Успешные формы взаимодействия как внутри групп, так и между группами, могут быть взяты на "вооружение" новыми участниками проекта

В мире уже давно признано, что управление проектами - особая область менеджмента, применение которой дает ощутимые результаты. Профессионалы в этой области высоко ценятся (в США это третья по средней величине оплаты профессия после юристов и врачей), а сама методология управления проектами стала фактическим стандартом управления на многих тысячах предприятий и применяется в той или иной степени практически во всех крупных корпорациях. В прошлом году приняты стандарты управления проектами ANSI, разработан проект стандартов управления проектами ISO 10006.

Рассмотрим полную схему взаимодействия с заказчиком на примере разработки сайта. Графически этапы взаимодействия можно представить в виде следующего рисунка:

Первичными является звонок или e-mail , которые попадают на обработку к менеджеру по работе с клиентами. Менеджер рассказывает об услугах компании "Бихайв", дает ответы на все интересующие вопросы и объясняет дальнейший процесс взаимодействия заказчику.

* Стоит заметить, что заказчику выделяется персональный менеджер на весь период ведения его проекта, который готов ответить на все вопросы и помочь в решении всех задач.

Далее менеджер помогает заполнить анкету-бриф на разработку сайта, которая содержит необходимые уточняющие вопросы по предмету сотрудничества и добавляет контакт во внутреннюю систему CRM (Система управления взаимоотношениями с клиентами).

Данные заносятся в систему для надежного сохранения всех необходимых данных заказчика и качественной разработки сайта в целом.

На основе заполненного брифа, специалисты компании "Бихайв" подготавливают индивидуальное коммерческое предложение с описанием сроков и стоимости работ и менеджер пересылает его на рассмотрение заказчику.

Далее идет процесс согласования условий сотрудничества, результатом которого является договор . Для ускорения начала работ договор подписывается обеими сторонами и стороны обмениваются сканированными копиями договора. Оригиналы договора высылаются по почте заказным письмом (здесь и далее весь обмен бумажными копиями идет по почте или курьером). После получения стороной оригинала в бумажном виде один экземпляр высылается почтовым отправлением обратно.

*Процесс от звонка до подписания договора обычно занимает не более 1-2 дней.

После подписания договора и обмена электронными сканированными копиями заказчик оплачивает аванс, сумма которого обычно составляет 50% от общей суммы договора.

После получения аванса и проведения анализа предметной области начинается этап разработки и согласования технического задания (ТЗ) , где прописываются все требования к разрабатываемому сайту, даются схемы и создается детальный прототип всего сайта. ТЗ является обязательным приложением к договору, утверждается обеими сторонами и подписывается аналогично договору.

* Стоит понимать, что техническое задание является очень важным документом одновременно и для исполнителя, и для заказчика. Оно позволяет спроектировать и выполнить интернет-проект качественно и в срок.

После того как все требования утверждены заказчику высылается список необходимых текстовых и графических материалов , которые должен предоставить заказчик до момента начала этапа разработки (т.е. во время разработки исполнителем макета дизайна заказчик собирает и предоставляет все необходимые материалы). В этот перечень может входить: описание компании, с кем сотрудничают, какие награды и сертификаты имеют, цены и прайс-листы, каталог продукции и описание товаров, описание услуг, контактные данные публикуемые на сайте и т.п.

Иногда заказчику трудно описать свои услуги самому или на это просто нет времени. В этом случае исполнитель готов выполнить работы по написанию недостающего контента на сайт (картинки, тексты, видео и т.п).

* Предоставление заказчиком необходимых материалов критически важен, так как:

• необходимо грамотно вписать весь предоставленный заказчиком контент в сверстанный макет сайта сразу (лишние работы выполнять бессмысленно);
• технологический процесс исполнителя расписан буквально "по минутам" и нарушать его и нести дополнительны затраты мы не хотим;
• наполнение интернет-проекта тестовой информацией также лишен смысла (во-первых, опять же увеличивается объем ненужной работы; во-вторых, поисковые системы могут пессимизировать опубликованный на хостинге сайт с тестовым контентом; в-третьих, ваши потенциальные клиенты могут негативно отнестись к сайту, который содержит заведомо бесполезную информацию);
• и вам, и нам важно выполнить проект профессионально и точно в срок.

* Уважаемые заказчики, не задерживайте пожалуйста разработку собственного же сайта и получение прибыли с него. Предоставляйте контент вовремя! В противном случае, проект будет заморожен до момент получения от вас информации и, соответственно, перенесен срок сдачи сайта. Если нет времени на сбор и написание информации, закажите написание текстов и обработку фотографий нам, это недорого.

Параллельно создается рабочая группа по проекту и стартует этап разработки макета дизайна будущего сайта.
После готовности макета дизайна, он отправляется на утверждение заказчику. После утверждения макет становится действующим дизайном.

* В зависимости от сложности проекта заказчику может быть предоставлен доступ к системе ведения проекта (например, Redmine), где можно выкладывать необходимые ресурсы проекта, следить за этапами разработки и публиковать замечания.

Для дальнейшего продолжения работ обязательным является получение от заказчика всех необходимых материалов, перечень которых отправлялся заказчику ранее.

Как только недостающие материалы получены. Начинается важный этап разработки сайта в соответствии с утвержденным ТЗ.
Данный этап включает большое количество типов работ: это кроссбраузерная верстка макетов сайта, разработка необходимых шаблонов дизайна для выбранной системы управления контентом (CMS), установка и настройка самой CMS, установка необходимых модулей и компонентов, разработка недостающих модулей, комплексная проработка алгоритмов функционирования веб-сайта, наполнение сайта контентом, разворачивание проекта на техническом домене и переход к тестированию.

Тестирование интернет-проекта проводят специалисты исполнителя, все ошибки и замечания устраняются, сайт тонко настраивается на работу.

Как только работы закончены и выполнено тестирование сайта на техническом домене начинается этап сдачи-приемки работ . Здесь со стороны заказчика проверяется выполнение требований ТЗ и весь процесс функционирования интернет-проекта.
После принятия заказчиком решения о полном соответствии сайта требованиям ТЗ происходит передача сайта заказчику и публикация проекта на хостинге.

Результатом и подтверждением сдачи-приемки работ является работоспособный сайт и акт сдачи-приемки, который подписывается обеими сторонами. Подписанный акт вместе со всем комплектом документов для бухгалтерии отправляется почтой.

После подписания акта сдачи-приемки, заказчик в соответствии с договором оплачивает оставшуюся стоимость работ.

После проведения окончательного расчета вместе с документами и сайтом заказчик получает руководство пользователя, копию сайта на DVD и бесплатную техническую поддержку в течение 2-4 недель с момент сдачи-приемки сайта.

В данной схеме мы постарались отразить полностью все аспекты взаимодействий от первичного звонка до сдачи проекта. Для простых проектов часть шагов может объединяться или опускаться. Но в любом случае все отражается в договоре.

Схема работ по услугам "Комплексное развитие сайта", а также "Продвижение сайта" структурно повторяет описанный выше процесс взаимодействия заказчика и исполнителя и поэтому подробного описания не требует.

Надеемся, что описанная схема взаимодействия прозрачна и понятна. Если еще остались вопросы, то просим

Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management. Шумович Александр Вячеславович

Процедуры взаимодействия с Клиентами

В ходе подготовки и реализации мероприятия у вас возникнут определенные стандартные ситуации во взаимодействии с Клиентами. Отработайте такие типичные процедуры. Это технологический момент, и здесь вы должны работать как хорошо отлаженный конвейер, по четкому алгоритму. Стандартными ситуациями можно считать:

– регистрацию, подтверждение участия. Детально продумайте, как Клиент может сообщить о своем решении участвовать в вашем мероприятии (почта, телефон, факс, сайт, лично) и при помощи чего (анкета, звонок, покупка билета…);

– действия после регистрации. Сообщите о ваших действиях Клиенту. Должны ли вы выслать ему подтверждение? Должны ли (когда и как) напомнить о мероприятии? Отработайте и внутренние действия: составление списков участников, ведение базы данных. В зависимости от поступающих данных о количестве и составе участников корректируйте свои планы и действия;

– напоминания. О мероприятии вполне могут забыть или иначе расставить приоритеты, отменив участие. В этом случае напоминание сослужит вам добрую службу. Вы либо вернете почти потерянного Клиента, либо узнаете, что он не придет, и сможете внести коррективы в свои планы. В этой процедуре с вашей стороны необходима точность, последовательность и аккуратность. Всегда перезванивайте в то время, когда обещали. Однако не будьте навязчивы;

– отказ или замену. Поскольку мы имеем дело с услугой, наши Клиенты могут передумать участвовать в мероприятии. Отработайте процедуру отмены участия или замены участника. В случае замены участника своевременно вносите изменения в базу данных. В случае отмены участия возвращайте деньги, если соблюдены оговоренные при регистрации условия. Это тоже важный момент: отказ вернуть деньги на ранней стадии может навредить вашим отношениям, и Клиент не захочет в дальнейшем с вами работать. С другой стороны, наступает момент, когда вы уже произвели необходимые затраты и, узнав об отказе от участия, не можете ничего изменить. Пусть ваши Клиенты будут информированы об этом, пусть понимают вашу позицию;

Отказ от участия, полученный позднее чем за неделю до мероприятия, не предусматривает возврата денег. Замена участника может быть произведена в любое время. Пожалуйста, проинформируйте нас об этих изменениях письменно.

(Текст из буклета Eventum)

– особые процедуры. Продумайте, какие у вас могут быть особые ситуации и особые отношения с Клиентом. Скажем, специальные условия участия для определенной их категории (например, для постоянных Клиентов или, наоборот, участвующих в первый раз).

«Если вы желаете направить на мероприятие группу сотрудников, мы будем рады обсудить специальные условия и предоставить вам скидку.

Если вы предпочтете добраться в пансионат самостоятельно, пожалуйста, проинформируйте нас об этом и сообщите номер вашего автомобиля».

Критерии и процедуры подотчетности Из материала, который мы рассмотрели в этой главе, можно сделать вывод, что имеется настоятельная потребность в процедурах, которые:1. Позволят государственным служащим нести коллективную ответственность за:– совершенствование